役員通信

「フォーチュン500」企業の80%以上がiDealsの企業文書の安全なホスト、配布に対し信頼を寄せています

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最新の企業役員会における課題

役員会のコミュニケーションには、大量の機密文書の管理と配布が関与し、役員が世界中に散らばっている場合、より複雑になります。役員会のメンバーが通常直面する典型的な課題がいくつかあります。

  • 企業は重要な活動に関連するドキュメントを迅速かつ安全に交換する必要がある
  • 政府のコンプライアンス要件はますます複雑になっている
  • 電子メールと個人的なファイル共有サービスが企業のデータセキュリティ要件を満たしていない
  • データセキュリティ侵害のリスクは、企業のコンプライアンスにとって深刻な問題である
  • 数百ページの紙ベースのボードミーティングパックを照合、印刷、発送に時間と費用がかかる
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役員会の管理と実施のためのボードポータル

iDealsバーチャルボードルームは、iDealsバーチャルデータルームによって運営されています。これは、ボードルーム通信管理用の非常に安全で使いやすい環境を提供するクラウドベースの安全なプラットフォームです。紙ベースのシステムからオンラインのボードルームポータルへの移行により、組織に多くの利点がもたらされます。

  • 役員会において、あらゆる場所からオンラインおよびオフラインの両方で、資料およびその他の重要な企業文書へのアクセスを提供する
  • 会議前に資料を配布し、会議間に情報を更新する
  • 役員会の活動に関する最新情報を提供する
  • 役員会と経営陣とのコミュニケーションを促進する
  • コーポレートガバナンスと説明責任の向上
  • 管理作業に要する時間を短縮し、アシスタントが出席者のコンテンツやニーズの充足により集中できるようにする
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掲示板ポータルではどのドキュメントが共有可能ですか?

ボードポータルは、長い間、一方向のコミュニケーション・ツールとみなされてきました。しかしながら、新しい対話型技術の導入により、双方向通信の可能性が出現しました。iDealsバーチャルデータルームでは、Q&Aセクションを介したコミュニケーションを可能にし、次のような非常に機密性の高いドキュメントを共有可能です。

  • 投資家のプレゼンテーション
  • リスク管理レポート
  • 事業計画および成長計画
  • 報酬政策とインセンティブ制度
  • 外部監査結果
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どこからでもあなたの役員素材にアクセスできます

iDealsボードルームポータルにより、ユーザーはいつでもどこでもボードパックにアクセスできます。これは、1人または複数のボードメンバーが移動している場合に特に有益です。ディレクターは、より多くの時間と柔軟性を備えているため、戦略的な重要な議論をする準備が整っています。

  • 役員会のメンバーは、あらゆる場所から大量の情報に便利かつ安全にアクセスできます
  • 役員会のメンバーはオンラインまたはオフラインでの作業ができ、ボードパックを確認したり、Q&Aディスカッションへの参加、インターネットに接続されている場所であればメモの追加も可能です
  • 全文検索により、情報やドキュメントにすばやくアクセスできます
  • 当社の強力ななQ&Aシステムは、役員が機密情報を議論するのに役立ちます
  • SOX準拠の監査追跡により、データセキュリティ違反のリスクを低減します
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役員会通信管理の効率を向上

物理的な役員会議資料の制作は、数日から数週間かかることもあり、アップデートはすべての参加者が最新バージョンを使用していることを確認するために宅配便で役員会メンバーに送信されるという、時代遅れの悪夢となっています。当社のバーチャルボードルームソフトウェアは、これを数時間に削減し、その間に他の問題を解決することができます。

  • すべての変更は迅速かつ簡単に実行され、最新のドキュメントのバージョンがセントラルポータルにアップロードされ、すべての役員会メンバーのデバイスに自動的に同期されます
  • すべての関係者は、場所に関係なく、同じ情報を共有することができます
  • 企業情報への適切なアクセスを確保するために、役割ベースの文書権限を8レベル以上適用可能です
  • iOS、Windows、Android用の専用アプリケーションの使用により、すべての携帯デバイスからボードポータルにアクセス可
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軍隊レベルのドキュメントおよびインフラストラクチャのセキュリティ

企業文書のセキュリティは、常に大きな懸念事項です。役員会の資料は郵便、宅配便を使用しても失われる可能性があります。デジタルボードルームでは、これらのリスクは事実上なくなります。

  • データセンターのセキュリティは、厳重なアクセスポリシーと監視によって保証されています。さらに、すべてのデータセンターはSOC2に準拠し、ISO 27001の認証済みです。
  • 必須システムのすべてのコンポーネントに対してTier 3 (2N) の冗長性を提供し、業界をリードする99.95%の稼働時間を保証します
  • データは、RSA 2048ビットキー暗号化を使用した256ビットSSL / TLSプロトコルにより暗号化されます
  • 当社の2段階認証機能では、パスワードとテキストコードが必要とされます
  • 動的ウォーターマークおよびフェンスビュー機能により、不正なドキュメント配布を防止
  • 遠隔ワイプ:すべてのユーザデバイスのファイルアクセス権限を解除します
  • 監査ログにより、仮想ボードポータル内の各アクションを記録して、業界の規制および法的な記録を確実に順守します
  • アンチウイルス対策:ファイルをアップロードまたはダウンロードするたびにコンテンツのリアルタイムマルウェアスキャンします。欠陥のあるファイルがボードポータルにアップロードされません
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最も成功した企業はボードポータルを採用しています

多くの企業は、企業情報のホスティングと共有に欠かせないビジネスツールとしてバーチャルボードポータルを使用しています。KPMGの監査委員会研究所による最近の調査によると、大手グローバル企業はオンラインボードルームソフトウェアを急速に採用しています。

  • 上級管理職および取締役の半数が、現在、仮想ボードポータルを使用していると回答し、20%は6〜12ヶ月後に使用を予定としていると回答しています
  • 回答者の18%は、ポータルにアクセスする携帯デバイスを取締役に提供しており、別の20%の回答者も今後予定しています
  • 取締役の半数以上(55%)が、ボードポータルソフトウェアが取締役会の効率を劇的に改善したことに同意しています 
  • 70%はボードポータルが 「リアルタイム」で役員会議事録や企業情報などが更新されていると答えています。
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